Change-Management-Prozess: Definition, Modelle & Methoden

Ein Unternehmen muss sich ständig verändern und neuen Marktgegebenheiten anpassen, um dauerhaft erfolgreich zu bleiben. Sonst läuft es in Gefahr, wichtige Trends, Technologien und Chancen zu verschlafen und von der Konkurrenz überholt zu werden. Aber Veränderungen können auch eine riesige Herausforderung bedeuten, die es im Geschäftsalltag zu meistern gilt, ohne das wichtige Tagesgeschäft zu vernachlässigen. Ein ausgereifter Change-Management-Prozess stellt dafür genau die richtigen Modelle und Werkzeuge bereit.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, weshalb ein strukturierter Prozess im Change-Management so wichtig ist und welche Vorteile er Ihrem Unternehmen bieten kann. Erfahrene Interim-Manager können Sie zudem auch bei den schwierigsten Veränderungen unterstützen.

Was ist Change-Management?

Change-Management beschäftigt sich nach seiner Definition mit dem Verwalten von Veränderungen in einem Unternehmen. Es beschreibt einen aktiven Prozess, Änderungen zu planen und umzusetzen, während es negative Auswirkungen auf das Tagesgeschäft möglichst minimieren möchte. Dabei kann die Veränderung selbst so ziemlich jeden Unternehmensbereich betreffen – Einschränkungen gibt es prinzipiell nicht. Oftmals führt ein eigens darauf spezialisierter Change Manager durch den Prozess.

Typische Beispiele für Change-Management sind Veränderungen im Bereich von Umstrukturierungen, dem Einsatz oder Ersatz von Tools in der Unternehmenslandschaft oder die Erschliessung neuer Märkte. Sie können sowohl einzelne Abteilungen als auch das ganze Unternehmen betreffen. Change-Management unterstützt dank zielgerichteter Massnahmen und Methoden den Veränderungsprozess, damit er am Ende erfolgreich gelingt.

Einbeziehen von Mitarbeitern ist wichtig im Rahmen des Change Management Prozess

Was sind die Vorteile von Change-Management?

Veränderungen bedeuten immer wieder eine neue Herausforderung – nicht nur für das Unternehmen, sondern vor allem auch für die Mitarbeiter. Ohne einen professionellen Change-Management-Prozess geraten alle Akteure schnell an ihre Grenzen der Belastbarkeit – die Umstellung wird zur Geduldsprobe.

Change-Prozesse unter souveränem Management können genau das verhindern:

• Sie schaffen eine positive Wahrnehmung für die Notwendigkeit der Veränderung.
• Sorgen und Widerstände von Mitarbeitern lassen sich dadurch erheblich minimieren.
• Negative Auswirkungen werden vermieden oder zumindest reduziert.
• Letztlich steigert das alles den Erfolg des gesamten Veränderungsprozesses.

An welchen Modellen kann man sich während des Change-Management-Prozesses orientieren?

Es gibt zahlreiche unterschiedliche Modelle, die sich mit dem Change-Management-Prozess im Unternehmen befassen. Das zeigt auch, wie wichtig das Thema in der realen Geschäftswelt ist. Zu den zwei beliebtesten Modellen gehören das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger und das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt. Sowie mein persönlich bevorzugter Ansatz von Kotter.

5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger

Im deutschsprachigen Raum ist dieses Modell besonders beliebt. Es nimmt sich einige vorherige Modelle als Vorlage, erweitert diese aber sinnvoll und lässt mehr Flexibilität zu. So ist es nach diesem Modell sogar möglich, in vorherige Phasen des Change-Prozesses zurückzukehren.

Das sind die Change-Management-Phasen des 5-Phasen-Modells:

• Initialisierung: In der ersten Phase gilt es, den notwendigen „Change“ zu identifizieren und einen erfahrenen Manager zu benennen. Dieser soll den Wandel im Unternehmen vorantreiben.
• Konzeption: Während der Konzeption werden weitere Projektverantwortliche bestimmt, die gemeinsam mit dem Change Manager den erforderlichen Massnahmenkatalog erstellen.
• Mobilisierung: Eine frühzeitige und transparente Kommunikation ist oftmals die Grundlage, damit Mitarbeiter die Veränderung akzeptieren und unterstützen. Genau darum geht es bei der Mobilisierung.
• Umsetzung: Als Nächstes folgt die eigentliche Umsetzung, die der Change Manager und mögliche Projektbeteiligte gemeinsam erledigen. Die Projektverantwortlichen überprüfen dabei den Fortschritt.
• Verstetigung: Bei der Verstetigung geht es darum, die Veränderung in den Geschäftsalltag zu überführen. Oft ist es dann bereits notwendig, die Mitarbeiter auf den nächsten Wandel hin vorzubereiten.

ADKAR-Modell von Jeff Hiatt

Ein weiteres beliebtes Modell, das beim Change-Management-Prozess behilflich sein kann, ist das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt. Es stellt dabei etwas mehr die Mitarbeiter des Unternehmens in den Fokus, da diese meistens am stärksten von der Veränderung betroffen sind.

Auch dieses Modell setzt auf fünf Phasen beim Change-Management:

• Awareness: Bereits in der ersten Phase stehen die Mitarbeiter im Mittelpunkt. Es soll ein Bewusstsein für die notwendige Veränderung geschaffen und die Auswirkungen auf alle Betroffenen sollen geklärt werden.
• Desire: Danach geht es darum, die Vorzüge durch den Change hervorzuheben. Dadurch soll nicht nur eine hohe Akzeptanz, sondern sogar ein Verlangen nach der Veränderung entstehen.
• Knowledge: Mitarbeiter benötigen auch das richtige Wissen und Training, um den Change erfolgreich umzusetzen. Genau darum geht es in der dritten Knowledge-Phase.
• Ability: Anschliessend muss das neue Wissen erfolgreich umgesetzt werden. Neue Fähigkeiten sowie neue Prozesse und Strukturen können dabei behilflich sein.
• Reinforcement: In der letzten Phase sind die ersten Erfolge des Changes sichtbar. Das sollte auch für alle Beteiligten eine klare Nachricht sein, dass die Umstellung gelungen ist.

8 Schritte Change Management nach John P. Kotter

Der Change-Management-Ansatz nach John P. Kotter besteht aus acht Schritten, die bei der Durchführung erfolgreicher Veränderungen in Organisationen helfen sollen. Hier ist eine Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

1. Dringlichkeit des Wandels etablieren: Es ist wichtig, den Bedarf für Veränderungen deutlich zu machen und das Bewusstsein dafür zu schaffen, dass der Status quo nicht mehr ausreicht. Dies geschieht durch die Kommunikation von Daten, Fakten und Erfahrungen.
2. Ein leitendes Team bilden: Es muss ein Team von Personen zusammengestellt werden, das den Veränderungsprozess führt. Dieses Team sollte aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kompetenzen bestehen, um den Wandel erfolgreich umzusetzen.
3. Eine klare Vision entwickeln: Eine überzeugende Vision für die Zukunft muss entwickelt werden. Diese Vision beschreibt, wohin die Organisation strebt und warum der Wandel notwendig ist. Sie sollte inspirierend und leicht verständlich sein, um die Unterstützung der Mitarbeiter zu gewinnen.
4. Die Vision kommunizieren: Die Vision muss in der gesamten Organisation kommuniziert werden, um die Mitarbeiter zu informieren und ihnen eine klare Vorstellung von der Zukunft zu geben. Die Kommunikation sollte regelmäßig und auf verschiedenen Kanälen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Botschaft verstanden wird.
5. Hindernisse beseitigen: Es ist wichtig, Hindernisse und Barrieren zu identifizieren, die den Wandel behindern könnten. Diese Hindernisse können struktureller, kultureller oder persönlicher Natur sein. Sie müssen systematisch angegangen und überwunden werden, um den Veränderungsprozess voranzutreiben.
6. Kurzfristige Erfolge erzielen: Es ist hilfreich, früh im Prozess einige kurzfristige Ziele zu erreichen, um den Erfolg des Wandels zu demonstrieren. Diese Erfolge sollten sichtbar sein und die Mitarbeiter motivieren, weiterhin am Veränderungsprozess teilzunehmen.
7. Den Wandel verankern: Die Veränderungen müssen in den organisatorischen Alltag integriert werden, um sicherzustellen, dass sie nachhaltig sind. Dies erfordert, dass die neuen Praktiken und Verhaltensweisen in den Prozessen, Systemen und Strukturen der Organisation verankert werden.
8. Den Wandel aufrechterhalten: Schließlich muss der Wandel kontinuierlich überwacht und angepasst werden. Die Organisation sollte sich nicht auf den erreichten Status quo ausruhen, sondern sich weiterhin an neue Herausforderungen anpassen und sich kontinuierlich verbessern.

Indem diese Schritte befolgt werden, soll der Change-Management-Ansatz nach Kotter sicherstellen, dass Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden können, indem er eine klare Struktur und Richtung für den Veränderungsprozess vorgibt.

Welche Methoden und Faktoren sind im Change-Management-Prozess Erfolg versprechend?

Im Bereich des Change-Managements gibt es einige Methoden, Massnahmen und Faktoren, die Ihrem Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung helfen können. Allen voran ist es unglaublich wichtig, von Anfang an realistische Ziele und Erwartungen zu setzen. Es kann nämlich sehr schädlich sein, den Mitarbeitern zu viel zu versprechen, besonders wenn der Change mit viel Arbeit und Stress verbunden ist.

Noch wichtiger ist es, alle betroffenen Mitarbeiter schon bei der Planung einzubeziehen und ihre Sorgen ernst zu nehmen. Das schafft nicht nur eine wichtige Vertrauensbasis, sondern steigert auch die Akzeptanz zur Veränderung ganz erheblich. Weitere wichtige und hilfreiche Methoden können Teambuildings, Konfliktmanagement oder Führungskräfte-Coachings sein. Schliesslich liegt es am Ende oft am unerfahrenen Management, dass selbst vermeintlich kleine Veränderungen im Unternehmen scheitern.

Birgt ein Change-Management-Prozess auch Risiken?

Jeder Change birgt Risiken. Ein ausgereifter Change-Management-Prozess kann zwar viele Risiken frühzeitig erkennen und mitigieren, aber vollständig eliminieren lassen sie sich in der Regel nicht. So machen viele Unternehmen den Fehler, die Prioritäten bei der Umsetzung nicht richtig zu setzen. Zu viele Veränderungen auf einen Schlag können das Tagesgeschäft empfindlich stören und Mitarbeiter langfristig frustrieren.

Ebenso planen viele Unternehmen nicht ausreichende Ressourcen oder das richtige Personal zur Umsetzung der Changes ein. Es braucht erfahrene Manager, die sich mit den Prozessen im Change-Management auskennen und nicht durch alltägliche Aufgaben abgelenkt werden. Je nach Grössenordnung der Veränderung und Organisation kann ein Change-Prozess einen oder mehrere Manager in Vollzeit in Anspruch nehmen.

Fazit: Change-Management benötigt erfahrenes Personal

Insbesondere Themen wie Digitalisierung und Automatisierung zeigen, wie wichtig es ist, sich an neue Marktgegebenheiten anpassen zu können. Die Bereitschaft zur Veränderung bestimmt oftmals, wie lange ein Unternehmen erfolgreich agieren kann, bevor es von der Konkurrenz abgehängt wird. Doch grössere Veränderungen erfordern auch ein erfahrenes Personal, das zuverlässig und effizient durch den Prozess führt.

Ein erfahrenes Interim-Management kann Ihnen dabei helfen, Umstrukturierungen umzusetzen, neue Technologien einzuführen oder neue Märkte zu erschliessen. Change-Management ist dabei nur ein Beispiel von vielen, bei dem Sie unsere professionellen Manager auf Zeit unterstützen können.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf – wir beraten Sie gern umfassend zum Change-Management-Prozess in Ihrem Unternehmen.