什么是外包,它有什么优势?

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在过去的几十年里,全球化的话题对经济的影响是前所未有的。与此同时,各大中小型公司在国际上开展业务并从众多优势中获益已成为常态。在这个过程中,外包这个词被反复提起: 一家公司将一个领域或流程外包给外部服务提供商,通常位于国外。

在这篇文章中,我们将回答什么是外包以及它能为你的公司带来的优势。对于如何将服务/产品外包给一个可靠的供应商,必须要有好的建议。

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外包的定义是什么?

每个公司在其价值链中都有许多步骤、流程和职能部门,以便最终能够提供服务或产品。并不总是需要自己提供所有这些步骤。这正是外包的意思,即公司将某个子领域、某个流程步骤甚至整个部门转移给外部服务提供商。

从本质上讲,这是一个将以前的内部服务外包的问题,从而从第三方供应商那里获得服务。尽管许多人一想到这个话题就会想到国外的外包,但这最初并不是由这个词本身所定义的。毕竟,如果德国的一家公司将一个子领域外包给德国的外部服务提供商,这也是外包。

为什么外包如此重要?

基本上有三个原因使这一战略如此具有吸引力。首先,外部服务供应商通常位于劳动力成本比德语地区低得多的国家,这通常是东欧或亚洲,那里有更便宜和训练有素的劳动力。然后,你可以将由此节省的成本转嫁给公司,使其在未来保持竞争力。

另一方面,这些外部供应商在某一特定服务方面也要专业得多。他们为众多客户提供类似的服务是很常见的,因此可以更好地扩大规模并从学习效应中获益。全球化增加了许多公司的价格压力,而专业的供应商可以帮助提高工作的成本效益。劳动密集型的领域往往受益最大。

而内部资源的缺乏也日益导致了外包服务的决定。特别是在技术工人短缺的时候,公司可能很难建立起足够的内部能力。另一方面,如果一个可靠的外部服务供应商在很短的时间内接管了重要的任务,那么公司就可以完全集中在其核心业务上。这还能增加动力,在尽可能短的时间内全面加速并实现公司的盈利能力。

外包有哪些形式?

外包有许多不同的形式,可以进一步定义或细分这个术语。这样就可以对这个非常广泛的主题进行更精确的分类。这些包括,例如:

  • 离案外包(Offshoring): 这个术语规定了服务提供的地点,在这种情况下一定是在国外。进一步细分为近岸外包(如东欧)和离岸外包(如亚洲)并不罕见。
  • 任务外包: 这涉及到外包个别任务或小的步骤,而不是整个组织领域或部门。这有助于在开始时保持战略框架,(如:初始成本)相当小,并且能够测试所提供的服务和质量。
  • 外包服务:在外包服务中,内部的顾客服务被外包。这种形式的外包的典型例子是呼叫中心(客服)或维护中心,它们可以设在国内或国外。
  • 过渡性外包: 如果有一个技术或行政组织发生变化,可能某个领域会部分地完全失去作用。为了弥合这一阶段,外部服务供应商可以在过渡期内接管所有任务。
  • 完全外包: 这个术语是指整个部门或领域的外包。由于信息技术越来越复杂,今天许多公司将整个IT部门外包给外部服务提供商。

外包的优势是什么?

外包具有极大的吸引力是因为它有很多优势。特别是在经济形势日益动荡的情况下,公司可以从成本、时间和灵活性的优势中获得相当大的好处。

外包最重要的优势包括:

  • 成本最小化: 外部服务供应商专注于从事某个子领域的工作,并经常受益于国外更便宜的劳动力成本。这使他们能够以明显较低的成本提供类似的甚至更好的服务。
  • 质量优化: 许多公司不仅在成本方面获得巨大的优势,而且在质量方面也获得了提高。通过外部专家受益的经验和学习效应,你通常也会得到更好的质量结果。
  • 风险最小化: 在经济波动时期,在公司内部建立自己的资源总是一种风险。如果经济出现动荡,外部服务供应商的服务通常可以更容易地扩大或缩小规模。
  • 效率: 建立属于自己的内部资源直到它有足够的能力 ,需要大量的时间和金钱。然而,如果这些活动或部门被外包,它们可以更快、更高效地被使用。

外包对员工有何影响?

当然,这总是取决于各自公司的情况。如果没有内部部门或没有足够的资源来承担所有的任务,那么对员工的影响往往是很小的。这是因为外部服务提供商通常只是提供公司内部不具备的额外能力。

另一方面,如果公司由于成本原因想把一个内部部门外包出去,例如,这可能对公司的员工产生重大影响。在这种情况下,依靠外包项目的专业临时经理人可能是一个决定性的优势,他可以在这种情况下贡献大量的经验。他能够迅速识别和解决公司内部的紧张关系,使员工为新的情况做好准备。

什么时候外包才有意义?

任何决定的开始,都应该进行盈利性计算。在这里,所有的总成本都必须被记录下来,不仅是外部供应商的运行成本,而且还有实施项目的内部成本。通常情况下,对公司架构有深远的影响,所有这些都必须事先从经济的角度进行评估。

然而,当外包核心竞争力或关键技术时,必须非常谨慎地进行。这是因为,公司可能很快就会进入一个依赖性的状态,或者形成一个未来的竞争对手。此外,总有一些数据保护或知识产权方面的挑战需要事先解决。一旦所有这些问题得到解决,外包会有很大的意义,因为它更便宜、更快、更可靠。

公司的哪些领域可以外包?

在商业中,人们总能发现公司的某些领域可以比其他领域更好地进行外包。以下是一些典型的外包例子:

  • 客服咨询或呼叫中心
  • IT支持和IT安全
  • 软件、应用程序或网站的开发
  • 会计和年度财务报表的编制
  • 营销、物流或餐饮

外包中常见的错误有哪些?

许多公司一开始就犯了错误,将错误的领域外包出去。你不能效仿其他公司的例子,而必须认真地进行盈利性计算。

第二个错误是在选择外部服务供应商时经常犯的,因为市场上所能提供的服务范围广,人们很容易迷失。

不仅要准确定义哪个领域要外包给哪个供应商,而且要与供应商确定确切的服务范围,并在合同中加以规定。不能有任何误解或歧义,否则双方都会对合作产生错误的想法。因此,人们不应该低估整个沟通工作和非常重要的沟通节奏,无论是在项目期间还是在运营期间。

这里还经常犯另一个错误:低估了外包项目所需的努力。这是一项全职工作,往往无法与日常业务相协调,这种情况并不少见。此外,公司的管理人员往往缺乏经验,无法全面地管理和支持外包项目。另一方面,一个专业的临时经理人知道所有重要方面的挑战和关键路径,以便能够快速和有效地开展项目。

2023年,外包依旧流行吗?

考虑到全球供应链的困难、当前的地缘政治挑战和不确定性,问题出现了:在新的一年开始时,是将某些项目外包,还是依靠内部的专业知识更好?内部解决方案给人的印象是更好的控制。但在复杂性增加的情况下,内包真的是保持竞争力的最佳战略吗?

特别是在这个时间点,我们可以解释何时、何地以及为何外包是正确的答案,以避免内包可能出现的额外挑战。

2022年的外包:结果是什么?

这里有3各统计数据可以说明问题:

COVID19大流行开始以来,45%的公司由于缺乏内部技能而计划扩大外包(来源:NTT) 

COVID19大流行开始以来,世界各地的许多公司看到了改善和优化其工作场所以及吸引人才和新技能日益增长的需求。 

一项研究显示,48%的公司知道他们需要因大流行病而使其工作环境现代化,而45%的全球公司表示他们正因同样的原因而寻求外包更多的工作。 

 该研究还表明,以前花在外包上的大部分精力将被转用于寻找更多具有技术能力的工人。 

对于70%的公司来说,降低成本是外包的主要原因(来源:德勤 

外包统计数据显示,公司选择外包的主要原因只是为了降低成本。事实上,外包有助于降低公司的整体成本,因为它大大减少了通常与雇用内部员工有关的费用。这些成本包括雇佣员工的费用、各种员工福利和健康保险,具体取决于雇主和地点。 

全球62%的公司希望重新谈判其外包条款和合同(来源:BCG 

各公司仍在与COVID-19大流行造成的预算问题作斗争,而市场则继续呈指数式增长和发展。一项研究发现,高达62%的公司计划重新谈判其外包协议和合同。报告显示,59%的公司希望重新谈判外包合同的条款,56%的公司希望改变定价结构,48%的公司希望重塑当前的交付模式。这里需要供应链管理。

当今企业的义务

今天的企业必须满足某些标准,以便在竞争中占据有利地位,从收入自身发展和进化。四项承诺构成了在后疫情时代经久不衰的企业支柱 

  • 提供真正的客户体验通过为客户创造最佳结果。 
  • 合理化成本明智地抵制日益增长的压力,以提高利润率和保持竞争力。 
  • 监管和法律合规在不断变化的立法环境中保持合规。 
  • 装备部署所有可用的技术和运营能力,推动多样化和竞争优势。 

2023年的内部变化?

Interne Ressourcen müssen ihre Aufmerksamkeit oft auf mehrere, manchmal widersprüchliche Projekte aufteilen. All dies bedeutet, dass diese Strategie vielen Einschränkungen zum Opfer fallen kann:

内部资源往往不得不在几个有时相互冲突的项目中分担它们的注意力。所有这些都意味着这一战略可能成为许多限制因素的受害者 

  • 缺少最新的技术; 
  • 现有的系统限制; 
  • 内部资源分配不当; 
  • 急转直下的用户体验; 
  • 对客户需求的分析和理解不充分; 
  • 不断变化的法规。 

用昨天的技术和战略不可能赢得明天的客户。与正确的合作伙伴一起应对这些挑战是比较谨慎的。 

3i Business Solutions AG一起成功地推进外包策略

由于全球化和成本压力的上升,外包在德语地区变得越来越重要。通过外包给一个可靠的外部服务供应商,可以有效地节约成本,将风险降到最低,甚至提高服务质量。但在一个外包项目中,有许多挑战和障碍需要克服。 

3i商业解决方案公司是外包领域的长期专家,可以提供专业的临时管理人员,帮助您成功实施所有的要求和框架条件。利用我们在东欧和亚洲的丰富经验,这些地区已被证明是具有吸引力的外包地点。 

现在就联系我们,让我们为您提供关于外包的建议。 

作者及3i联系人

Markus Steiner

电子邮件: [email protected]

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